Archiwizacja dokumentów: skanowanie + Paperless-ngx

Cel: pozbyć się starych papierów, ale ważniejsze dokumenty wcześniej zeskanować, zapisać cyfrowo i później łatwo odnaleźć.

1. Kierunek główny: Paperless-ngx

Paperless-ngx to darmowy system do archiwizacji dokumentów. Wrzuca się do niego skany PDF/JPG, a on robi OCR, czyli rozpoznaje tekst w dokumencie. Dzięki temu dokumenty można potem wyszukiwać po treści.

• darmowy i open-source,
• działa głównie przez Linux/Docker,
• można uruchomić na Windowsie przez Docker Desktop,
• można też postawić na starym laptopie, mini PC albo NAS,
• obsługuje OCR, tagi, typy dokumentów, daty i automatyczne reguły.

2. Co Paperless-ngx może robić automatycznie?

System może czytać treść dokumentu i na tej podstawie przypisywać go do odpowiedniej kategorii.

Przykłady reguł

• jeśli dokument zawiera Belastingdienst → kategoria: Podatki,
• jeśli zawiera ANWB → kategoria: Auto,
• jeśli zawiera ING albo nazwę banku → kategoria: Bank,
• jeśli zawiera zorgverzekering → kategoria: Zdrowie,
• jeśli zawiera factuur → kategoria: Faktury.

3. Sortowanie po datach

Paperless-ngx może przypisywać dokumentom daty i pomagać w sortowaniu np. według roku, miesiąca albo nadawcy.

Belastingdienst / 2022
Belastingdienst / 2023
ANWB / 2021
Bank / ING / 2020
Zdrowie / 2024

To jest szczególnie przydatne przy dokumentach typu podatki, ubezpieczenia, faktury, banki, pisma urzędowe i sprawy samochodowe.

4. Proponowane kategorie na start

• Podatki / Belastingdienst
• Firma
• Prywatne
• Bank
• Auto
• Ubezpieczenia
• Zdrowie
• Gwarancje
• Faktury
• Umowy
• Do sprawdzenia
• Do usunięcia / do zniszczenia

5. Jak skanować?

Opcja A: telefon

Na początek wystarczy telefon i aplikacja do skanowania dokumentów. Dobre aplikacje:

• Microsoft Lens,
• Adobe Scan,
• Google Drive skaner,
• Dropbox skaner.

Telefon jest dobry do testów i mniejszej liczby dokumentów. Przy dużej ilości papierów może być wolniejszy i bardziej męczący.

Opcja B: płaski skaner

Do większej liczby dokumentów wygodniejszy będzie prosty skaner płaski USB. Modele warte sprawdzenia:

• Canon CanoScan LiDE 300 – tani i wystarczający,
• Canon CanoScan LiDE 400 – trochę lepszy i szybszy,
• Epson Perfection V39II – alternatywa.

Kamera internetowa raczej nie jest najlepszym rozwiązaniem do archiwizacji, bo może być problem z ostrością, światłem, krzywizną papieru i jakością OCR.

6. Prosty workflow

Skan / zdjęcie dokumentu
        ↓
Folder roboczy: INBOX_SCAN
        ↓
Paperless-ngx robi OCR
        ↓
System rozpoznaje treść
        ↓
Przypisuje kategorię, datę, tagi
        ↓
Dokument można znaleźć po nazwie, treści, roku lub nadawcy

7. Przykładowe nazwy plików

2022-Belastingdienst-Jaaropgave.pdf
2023-ANWB-Ubezpieczenie.pdf
2024-ING-Wyciag.pdf
2021-Zorgverzekering-Polisa.pdf
2020-Factuur-Energie.pdf

8. Co można potem połączyć z QQCMS?

QQCMS może służyć jako prywatna ściąga i opis systemu archiwum: jak skanować, jakie są kategorie, jakie reguły są ustawione i gdzie czego szukać.

Paperless-ngx byłby głównym archiwum dokumentów, a QQCMS miejscem na instrukcje, notatki, checklisty i linki do ważnych tematów.

9. Plan działania

1. Zebrać dokumenty i podzielić fizycznie na kupki.
2. Oddzielić: skanować / wyrzucić / zniszczyć.
3. Przetestować skanowanie telefonem na 20 dokumentach.
4. Jeśli będzie za wolno, kupić prosty skaner płaski.
5. Uruchomić Paperless-ngx lokalnie przez Docker albo na osobnym komputerze.
6. Utworzyć podstawowe kategorie i tagi.
7. Zrobić pierwsze reguły: Belastingdienst, ANWB, bank, zdrowie, faktury.
8. Dopiero potem masowo skanować stare dokumenty.

10. Najważniejsza decyzja

Nie chodzi tylko o zrobienie skanów. Najważniejsze jest, żeby dokumenty były później możliwe do odnalezienia. Dlatego kierunek:

Nie tylko PDF-y w folderze,
ale PDF-y + OCR + wyszukiwanie + automatyczne sortowanie.

Do tego najlepiej pasuje Paperless-ngx.